Řízení se zahajuje na návrh spotřebitele, finanční instituce se zahájení řízení domáhat nemůže. Finanční instituce je povinná se řízení před finančním arbitrem účastnit a je povinná poskytovat finančnímu arbitrovi dostatečnou součinnost. Finanční arbitr v řízení postupuje podle zákona o finančním arbitrovi, který obsahuje ucelenou základní úpravu zvláštního mimosoudního řízení, a podle správního řádu, nestanoví-li zákon o finančním arbitrovi jinak.
Zákon o finančním arbitrovi například neobsahuje počítání lhůt, postup při seznamování se shromážděnými podklady před vydáním rozhodnutí, způsob rozhodování o přerušení řízení nebozastavení řízení ve zvláštních případech a při posuzování opožděného odvolání nebo námitek protirozhodnutí finančního arbitra
Řízení před finančním arbitrem je vedeno zásadou vyšetřovací. Finanční arbitr je tedy povinen shromáždit všechny relevantní podklady, aby mohl spor rozhodnout podle svého nejlepšího vědomí a svědomí, nestranně, spravedlivě a bez průtahů a pouze na základě skutečnostízjištěných v souladu s tímto zákonem a zvláštními předpisy.
V řízení finanční arbitr proto vždy postupuje tak, že poté, co navrhovatel odstraní vady návrhu,které brání projednání sporu, vyzve finanční arbitr finanční instituci, proti které návrh směřuje, abyse k návrhu vyjádřila a předložila potřebné podklady. Není vyloučeno, aby finanční arbitr v řízenívyzýval navrhovatele i finanční instituci opakovaně k vyjádření nebo k doplnění předloženýchpodkladů, případně aby vyzýval třetí osoby.
Finanční arbitr podklady průběžně posuzuje a tam, kde je to účelné a nárok spotřebitele oprávněný, projedná věc s navrhovatelem nebo finanční institucí, resp. strany sporu seznámí s předběžným právním posouzením a snaží se strany sporu přivést ke smírnému řešení sporu.
Nelze-li v řízení smírného řešení dosáhnout, ať už z důvodů na straně navrhovatele nebo finančníinstituce nebo pokud finanční arbitr řízení nezastaví z důvodu nečinnosti navrhovatele nebo existence zákonné překážky řízení, vydá finanční arbitr rozhodnutí ve věci v podobě nálezu.
Vydání nálezu předchází seznámení obou stran sporu se shromážděnými podklady, buď při nahlížení do spisu, nebo zasláním podkladů na vyžádání kterékoli strany sporu poštou, elektronickou poštou, případně datovou schránkou. Shromažďování podkladů tedy zahrnuje jednak fázi odstraňování nedostatků návrhu na straně navrhovatele, shromažďování podkladů odfinanční instituce nebo dožádaných osob, posuzování podkladů s cílem předběžně posouditpřípad, sdělení předběžného posouzení případu stranám sporu a poskytování součinnosti přijednání stran sporu o smírném řešení sporu.
Finanční arbitr je povinen rozhodnout bez zbytečného odkladu nálezem, nejdéle však do 90 dnůod shromáždění všech podkladů nutných pro rozhodnutí, tedy nikoli od zahájení řízení; nelze-live zvlášť složitých případech vzhledem k povaze věci rozhodnout ani v této lhůtě, lhůta sepřiměřeně prodlouží, nejvýše o dalších 90 dnů.
Proti nálezu finančního arbitra může kterákoli strana sporu písemně podat odůvodněné námitky.O námitkách rozhoduje znovu finanční arbitr. Rozhodnutí finančního arbitra o námitkách jekonečné, tedy nelze se proti němu odvolat, a rozhodnutí nabývá právní moci.
Pravomocné rozhodnutí finančního arbitra je po uplynutí lhůty pro splnění uložené povinnosti v něm stanovené vykonatelné a má stejné účinky jako rozhodnutí soudu. Nesplní-li finanční instituce dobrovolně povinnost, kterou jí finanční arbitr v rozhodnutí uložil, může navrhovatel podatnávrh na výkon rozhodnutí.
Proti pravomocnému rozhodnutí finančního arbitra o námitkách může kterákoli strana sporu podatžalobu k věcně a místně příslušnému obecnému soudu o nahrazení rozhodnutí finančního arbitrarozhodnutím soudu podle části páté zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve zněnípozdějších předpisů. Účastníky řízení před soudem jsou pouze navrhovatel a finanční instituce,kteří nesou náklady soudního řízení tak, jak určí soud.
